Gemiddeld bleef in 2024 de productiviteit in digital agencies op 55% steken. En het blijkt lastig om die productiviteit te verhogen.
Het meest voorkomende struikelblok? Tijd die weglekt naar repetitieve taken die eigenlijk geautomatiseerd kunnen worden.
Denk aan het handmatig overzetten van klantgegevens tussen verschillende systemen. Of het steeds opnieuw opstellen van dezelfde soort projectvoorstellen. En wat te denken van het handmatig verzamelen van rapportagedata uit verschillende bronnen? Pure tijdverspilling.
Een ander ding is de communicatie tussen teamleden en systemen. Informatie zit verspreid over Slack, e-mail, projectmanagement tools en CRM-systemen. Het gevolg? Belangrijke updates die gemist worden en dubbel werk door miscommunicatie.
Ook de facturatie zorgt voor hoofdpijn. Uren worden niet accuraat bijgehouden, facturen worden te laat verstuurd en het nabellen van openstaande betalingen kost kostbare tijd. Tijd die je liever besteedt aan het helpen van klanten.
Te weinig focus op sales en een onvoldoende gestructureerd salesproces, met als gevolg dat de salefunnel niet goed gevuld is of in elk geval dat het inzicht ontbreekt.
Het gevolg van deze knelpunten? Vertraagde projecten, gefrustreerde medewerkers en gemiste kansen voor groei. Want terwijl jij bezig bent met administratieve rompslomp, liggen er nieuwe opdrachten te wachten.
Productiviteit verhogen, maar hoe?
De oplossing ligt niet in nog harder werken of meer mensen aannemen. Het draait om slimmer werken door je processen te automatiseren. Want alleen dan creëer je ruimte voor wat écht belangrijk is: waarde leveren aan je klanten.
Wat maakt Make.com anders dan andere automatiseringstools? Het verschil zit vooral in de combinatie van kracht en toegankelijkheid. Waar Zapier zich beperkt tot simpele A-naar-B verbindingen, stelt Make.com je in staat om complexe, vertakte workflows te bouwen die écht het DNA van je agency automatiseren.
Make.com onderscheidt zich door geavanceerde functies zoals error handling, data transformatie en voorwaardelijke routing – essentieel voor professionele automatisering. Maar het blijft wel begrijpelijk: je bouwt visueel, als het ware met LEGO-blokjes voor automation.
Een ander sterk punt is de prijsstelling. Je betaalt bij Make.com voor daadwerkelijk gebruik, niet per ‘zap’ zoals bij andere tools. Dat maakt het kostenefficiënt voor agencies die veel willen automatiseren. Ook kun je onbeperkt scenario’s maken en testen voordat je ze live zet.
De robuuste API-integraties gaan veel verder dan basis koppelingen. Je kunt diep in systemen duiken en data manipuleren zoals jij dat wilt. Perfect voor maatwerk-automatisering die aansluit bij jouw specifieke agency-processen.
Waar andere tools vaak vast zitten aan één ecosysteem, werkt Make.com probleemloos met vrijwel alle zakelijke apps. Van je project management tool tot je CRM en facturatiesysteem – alles vloeit naadloos in elkaar over.
Een voorbeeld: Rapportages automatiseren
Rapportages maken – niet bepaald het hoogtepunt van je week. Toch zijn ze essentieel om je klanten tevreden te houden en inzicht te krijgen in je prestaties. Met Make.com transformeer je dit tijdrovende proces naar een gestroomlijnde operatie.
Stel je voor: elke maandagochtend worden automatisch alle relevante data uit Google Analytics, sociale media en je advertentieplatformen samengevoegd in één overzichtelijk dashboard. Je klanten krijgen automatisch een gepersonaliseerde PDF in hun inbox, terwijl jij je kunt focussen op strategische beslissingen.
Zo pak je het aan:
- Koppel je datasources aan Make.com
- Bouw een scenario dat data uit verschillende bronnen combineert
- Laat Make.com de gegevens verwerken in vooraf ontworpen templates
- Verstuur automatisch rapporten op vastgestelde momenten
Het mooie? Je kunt deze automation customizen per klant. Verschillende KPI’s, eigen branding, specifieke insights – alles is mogelijk. En het beste: één keer opzetten, eindeloos profiteren.
Dit betekent:
- 80% tijdsbesparing op rapportages
- Consistente data-aanlevering
- Minder kans op menselijke fouten
- Professionelere uitstraling naar klanten
Stop met handmatig data verzamelen en rapportages maken. Laat Make.com het zware werk doen, zodat jij je kunt richten op wat echt belangrijk is: waarde leveren aan je klanten.
Van handmatig naar automatisch: Nog enkele Praktijkvoorbeelden
Weet je wat het mooie is aan workflow automatisering? Je ziet direct resultaat. Laten we eens kijken naar drie concrete voorbeelden die het verschil maken.
Proposal generation: van dagen naar 10 minuten
De beste proposals schrijf je natuurlijk helemaal zelf, on brand en overeenkomstig de tone-of-voice van je agency. Maar is het ook het meest efficient? Laat AI in combinatie met Make.com een eerste versie genereren in minuten die je vervolgens aanpast, zodat het voorstel binnen enkele uren bij je prospect in de mailbox ligt.
Project management: Doorlooptijd omlaag & betrokken klanten
In Excel of andere spreadsheet kom je een heel end met het maken van een slimme planning. En als je project management software gebruikt is het nog gemakkelijker, maar zodra je de kracht van automatiseren inzet om wachttijd, inplannen van teamleden, naderende deadlines te monitoren ga je enorm veel tijd winnen. Combineer Make.com met AI en elke project management tool die je gebruikt en versnel de doorlooptijd van taken en projecten, de communicatie naar klanten en krijg overzicht over projectrisico’s.
Client onboarding: Van 4 uur naar 30 minuten
Voorheen: Handmatig contracten opstellen, welkomstmails schrijven, accounts aanmaken en projectplanningen opzetten.
Nu: Één druk op de knop activeert de hele keten. Contracten rollen automatisch uit, klanten krijgen gepersonaliseerde welkomstmails en alle systemen worden direct ingericht.
ROI in de praktijk
Een gemiddeld bureau bespaart 15-20 uur per week met basis workflow automatisering. Bij een uurtarief van €100 praat je over €6000+ per maand. Maar belangrijker: je team kan zich focussen op werk dat écht waarde toevoegt.
Tips voor een soepele overgang
- Begin klein: Automatiseer eerst één proces dat je team dagelijks irriteert
- Meet de impact: Houd bij hoeveel tijd je bespaart en waar die tijd naartoe gaat
- Betrek je team: Laat hen meedenken over welke taken geautomatiseerd kunnen worden
- Test grondig: Nieuwe workflows eerst droogzwemmen voordat je live gaat
De sleutel tot succesvolle implementatie? Kies processen die regelmatig terugkomen en waar fouten kostbaar zijn. Denk aan facturatie, rapportages of content planning. Begin daar waar de pijn het grootst is.
Schaalbaarheid door Make.com
Groeien zonder kopzorgen – dat is waar Make.com écht het verschil maakt voor agencies. Met de juiste automatiseringen handel je meer projecten af zonder dat je team overbelast raakt.
Een praktijkvoorbeeld: waar eerst drie teamleden fulltime bezig waren met het beheren van social media campagnes voor 10 klanten, kan nu één persoon er 25 aan. Hoe? Door slimme workflows die rapportages automatisch genereren, content inplannen en engagement monitoren.
Make.com groeit mee met je ambities. Begin klein met enkele basis-workflows en breid uit wanneer nodig. De tool schaalt moeiteloos van 50 naar 500 automatiseringen per maand. Geen dure developers nodig – gewoon drag & drop.
Enkele concrete voorbeelden van opschaling:
- Van 20 naar 200 klant-onboardings per maand zonder extra administratief personeel
- Projectmanagement voor 3x zoveel projecten met hetzelfde aantal projectmanagers
- Automatische facturatie voor onbeperkt aantal klanten
- Real-time rapportages voor alle klanten zonder handmatig werk
Het mooie is: de tijd die vrijkomt door automatisering kunnen je mensen besteden aan strategisch werk en persoonlijk klantcontact. Precies waar het om draait bij een groeiende agency.
Met Make.com creëer je een stabiel fundament voor groei. Geen chaos tijdens groeispurts, geen overwerkte medewerkers, gewoon soepel opschalen wanneer jij dat wilt.
Starten met Make.com
Klaar om met Make.com aan de slag te gaan? Deze drie quick wins leveren direct resultaat op:
Quick wins voor beginners
Begin klein met het automatiseren van antwoord e-mails aan nieuwe klanten. Koppel je CRM aan je e-mailsysteem en laat Make.com het werk doen. Hiermee bespaar je direct tijd én kom je professioneler over.
Een andere snelle win: automatiseer je social media posts. Plan een week vooruit en laat Make.com je berichten op het juiste moment plaatsen op alle platforms. Geen gedoe meer met handmatig copy-pasten.
Valkuilen om te vermijden
Let op dat je niet te veel tegelijk wilt automatiseren. Begin met één proces en zorg dat dit vlekkeloos werkt. Ook cruciaal: test je automatiseringen grondig voordat je ze live zet. Er is niets vervelender dan een automatisering die verkeerde data verstuurt naar klanten.
Handige resources
Wil je meer weten over Make.com? Deze bronnen helpen je op weg:
- De Make.com University: gratis videotutorials voor beginners
- Het Make.com forum: een schat aan praktische oplossingen
- Onze wekelijkse workshops: hands-on begeleiding bij het opzetten van je eerste automatiseringen
Toch liever direct aan de slag met een expert?
Wij helpen je graag. Plan een gesprek in en ontdek hoe we samen jouw agency kunnen automatiseren.
Conclusie & volgende stappen
Workflow automatisering met Make.com is voor agencies die willen groeien. De combinatie van tijdsbesparing, foutreductie en verbeterde klantervaring maakt het tot een strategische keuze die zichzelf terugverdient.
Begin klein, maar denk groot. Start bijvoorbeeld met het automatiseren van je client onboarding of facturatie. Zodra je team de eerste resultaten ziet – meer tijd voor waardevol werk, minder stress door repetitieve taken – ontstaat er vanzelf enthousiasme voor verdere automatisering.
De groei van agencies wordt mogelijk met slimme systemen die routinetaken overnemen. Daardoor kunnen professionals zich richten op wat écht telt: strategisch meedenken met klanten en creatieve oplossingen bedenken. Make.com is hierin geen eindpunt, maar een springplank naar continue verbetering van je werkprocessen.
Concrete vervolgstappen:
Breng deze week nog je drie meest tijdrovende processen in kaart
Plan een verkennend gesprek met een Make.com expert
Kies één proces om te automatiseren en boek daarmee je eerste win
Betrek je team vroeg in het proces voor maximaal draagvlak
Wacht niet tot je concurrent je voor is. Begin vandaag nog met het stroomlijnen van je workflows – je toekomstige zelf zal je dankbaar zijn.
