Wat is de reden dat ondernemers systematiseren en structureren uitstellen?
Tijd creëren klinkt fantastisch, toch?
Een hele slimme manier om dat voor elkaar te krijgen is systematiseren. Heel veel ondernemers weten dat systemen hen helpen om efficiënter te werken.
Maar het is nooit urgent en nooit het allerbelangrijkste wat moet gebeuren. Daarom gebeurt het niet. Met als gevolg dat je blijft tobben;
- met taken die je steeds net een beetje anders doet,
- met activiteiten die je te weinig doet en waarvoor je dus steeds het wiel uit moet vinden;
- met teamleden die niet altijd opleveren wat je van ze vraagt;
- met opdrachtgevers die niet duidelijk hebben wat ze kunnen verwachten en je blijven mailen of bellen, en ga zo maar door.
In dit artikel deel ik 6 mythes die de ronde doen over systematiseren. En je ontdekt waarom het mythes zijn.
Weten en doen zijn twee verschillende dingen
Ik kan het niet ontkennen, het woord systematiseren roept bij mij enige kriebels op. Een beeld van saai, stoffig en voorspelbaarheid doemt op. En eerlijk, is eerlijk, daar word ik niet direct heel warm van.
En velen met mij. Waar komt die weerstand vandaan?
Weerstand tegen systematiseren
Het idee van systematiseren roept bij veel ondernemers enige weerstand op. De reacties op mijn suggestie van systematiseren zijn bijvoorbeeld:
- Daar gaat mijn creativiteit,
- Maar ik vind het fijn om dingen te doen zoals het me uitkomt,
- Ik wil graag flexibel zijn.
Het zijn reacties op basis van aannames die deze ondernemers doen.
Maar zijn de aannames terecht?
Er zijn allerlei mythes rondom business systemen en systematiseren.
Laten we een aantal van die mythes bespreken.
6 Mythes over systematiseren
Mythes zijn interessant, omdat ze leven in de hoofden van mensen. En het zou zo maar kunnen dat jij ook een of meer van deze aannames doet.
Mythe 1: Systematiseren en structureren is heel veel werk
Het is heel veel werk en dan liggen daar enorme boekwerken met handleidingen die niemand inkijkt. Voor je het weet is het niet meer van toepassing en moeten we opnieuw beginnen. Sowieso is het slim om te starten met een aantal kritische systemen in je klantreis. Systemen die bijdragen aan je omzet en het leveren van je product of dienst.
En de documentatie moet zo toegankelijk zijn dat je het er bij elke activiteit naast houdt, zorgt dat je de stappen volgt (of dat je teamleden de stappen volgen). Zo worden de resultaten voorspelbaar.
Mythe 2: We moeten alles perfect inregelen
De grootste fout die je kan maken is streven naar perfectie. Het meest verstandige is eerst vastleggen hoe je de dingen nu doet. Misschien dat je een paar no-brainer verbeteringen doorvoert, maar leg eerst eens vast van wat nu werkt. Je hoeft echt niet het niveau van McDonalds te halen om wezenlijke verbeteringen te realiseren.
Mythe 3: Ik heb geen tijd om systemen te creëren
Het grappige is dat je het helemaal niet zelf hoeft te documenteren. Daar kan je ook anderen voor inhuren, het liefst iemand die wat meer afstand heeft tot je dagelijks werk. Het kan een teamlid zijn of je huurt iemand in. Het enige waar je voor moet zorgen is dat je op een of andere manier toegang geeft tot dat wat je doet; een screen recording, een video opname of audio opname.
En een grote beloning voor het creëren van systemen is een enorme tijdswinst als jij of je teamleden activiteiten uitvoeren volgens je stappenplan, checklist of SOP.
Een tweede, dubbele beloning is dat het inwerken van teamleden mega-veel tijd bespaart, terwijl ze veel sneller productief kunnen zijn dankzij jouw gedocumenteerde systemen.
Mythe 4: Dan heb ik weer extra tools nodig.
Gelukkig valt dat enorm mee. Zorg dat je een Wiki hebt, waar al je processen en systemen opgeslagen worden. En een project management tool, zodat alles wat moet gebeuren, door wie en wanneer duidelijk vastligt. Koppel de juiste processen aan de taken en iedereen weet hoe een bepaalde activiteit gedaan moet worden.
Mythe 5: Hoe krijg ik mijn teamleden zover?
Mijn teamleden zijn lekker eigenwijs en doen graag dingen op hun manier. Hoe krijg ik anderen zover dat ze ook werken met systemen? Dit betekent ook dan teamleden niet in staat zijn om elkaars werk over te nemen in geval van ziekte of vakantie. Het is misschien niet eens duidelijk waar ze mee bezig zijn.
Mythe 6: Systemen en structuur zijn de dood voor creativiteit
Grappig genoeg is het tegengestelde waar. In feite zorg je dat het werk goed georganiseerd wordt, maar de inhoud van het werk krijgt meer ruimte en dus creativiteit krijgt meer ruimte.
Denk aan teksten voor social media posts: Teamleden hoeven zich niet meer druk te maken over hoe zij hun geschreven tekst aan jou moeten voorleggen en waar jij je reactie vastlegt. Dat is allemaal geregeld.
Wil je meer weten over systematiseren en structureren?
Sommige mythes zijn hardnekkig en sommige ondernemers zullen zeker niet overtuigd zijn van het nut van systematiseren. En dat is helemaal okay. Iedereen runt zijn of haar business zoals hij of zij wil. Maar als jij denkt, hier zit muziek in en ik wil graag aan de slag met systematiseren.
Bekijk dan de gratis video serie waarin ik je uitleg hoe je tijd creëert, wat systematiseren inhoudt en hoe je relaxed kan groeien.