Communicatie is alles! Helemaal in remote teams, waar asynchroon communiceren de norm is.
Dat is wat technisch VA, Joyce Baas, in ons interview voor de Making Systems Work podcast op een gegeven moment aangaf. Als VA werkt ze (natuurlijk) samen met allerlei ondernemers en in verschillende teams.
En in haar ervaring is communicatie dus heel erg belangrijk om tot goede resultaten te komen. Los van welk resultaat behaald moet worden.
In dit artikel ontdek je de meerwaarde van asynchroon communiceren ten opzichte van synchrone communicatie. En wanneer synchroon communiceren juist beter is.
Een wereldwijd verspreid team
Pas las ik een blog van Doist over communicatie binnen hun business dat me inspireerde voor dit blog.
Het 65 koppige team van Doist werkt volledig remote, verspreid over 26 landen en 15 tijdzones. Best een team, dus. Maar wat kunnen we van hen leren.
Ik heb er twee dingen uitgepikt die ik graag met je deel:
- Synchroon en asynchroon communiceren en wanneer zet je welke vorm in?
- Welke tools zet je in voor team communicatie?
Hoe creëer je een productief team?
Voordat we daarin duiken eerst nog even de reden dat je hierover wil nadenken.
Voor iedereen, ook voor je teamleden, ligt afleiding op de loer. Natuurlijk is het aan de professional om te zorgen dat zij de tijd zo effectief mogelijk benut.
Maar de organisatie van het werk en de tools die je als ondernemers inzet in je business kunnen de teamleden enorm helpen om zo productief mogelijk te werken.
Wat dan NIET helpt:
- Berichten die ogenschijnlijk meteen een actie of reactie vragen
- Allerlei overleggen waar iemand niet echt een bijdrage kan leveren
- Onduidelijke of halve vragen waar eerst verduidelijking nodig is
- Onduidelijkheid over wat het doel is van activiteiten of overleg
Sterker nog.
Dat leidt vaker tot meer overleg en meetings wat de inefficiëntie vergroot en productiviteit vermindert.
De oplossing? Asynchroon communiceren. Dat geeft team-productiviteit een enorme boost als het goed is ingeregeld en ondersteund.
Wat is synchroon en asynchroon communiceren? en wanneer kies je wat?
Als we iets geleerd hebben in het digitale tijdperk dat op afstand werken heel erg fijn kan zijn. Veel mensen ervaren een gevoel van vrijheid als ze de plek en/of het tijdstip waarop ze werken zelf kunnen kiezen. Een van de mooie gevolgen van deze tijd.
Het blijkt ook dat we ook online op allerlei verschillende manieren kunnen communiceren. Denk maar aan de vele vormen van content die je via internet en social media langs ziet komen; tekst, afbeeldingen, audio en video. En jij kiest wat bij jou past.
Heel veel van wat je op het internet consumeert is ooit geplaatst en jij bekijkt het op een heel ander moment. Het is feitelijk een vorm van a-synchroon communiceren.
A-synchroon wil dus niets anders zeggen dan dat de zender en de ontvanger van de boodschap niet op hetzelfde moment op dezelfde (virtuele) plek zijn.
Reacties komen dan ook verspreid door de tijd binnen.
Het tegenovergestelde, synchroon communiceren, vraagt dus dat de zender en ontvanger op hetzelfde moment op dezelfde (online) plek zijn. Een live webinar is dus een vorm van synchrone communicatie, net als een video-call met je (mede)teamleden.
En mensen delen hun reactie direct.
Asynchrone communicatie, tenzij
Het team van Doist communiceert primair a-synchroon; dat is onder andere ingegeven door de samenstelling van het team en de aard van het werk.
Alle teamleden kunnen zich concentreren op hun werk, hebben weinig afleiding en kunnen toch altijd hun vragen stellen aan collega’s. Zij kiezen dan op hun beurt het moment voor het beantwoorden van de vraag, waardoor hun werk niet onderbroken wordt.
Voor sommige zaken kan dit enige vertraging betekenen, maar de ervaring leert dat dit beperkt is en de kwaliteit van het werk er totaal niet onder leidt. En de grap is, het oudste online asynchrone communicatie middel, e-mail, dat gebruiken ze nauwelijks.
Synchrone communicatie voor specifieke doelen
Nu kan je natuurlijk argumenteren dat er veel meer is dan alleen het werk doen. Als je in een team werkt, wil je je collega’s ook wel eens spreken over iets anders dan werk. Als je bij een ondernemer werkt, wil je je verbonden voelen met de business. Als je privé gedoe of problemen hebt, wil je dat liever persoonlijk bespreken. Als je overhoop ligt met een van de andere teamleden, werkt het ook beter om het persoonlijk te bespreken.
Daar komt dan synchroon communiceren om de hoek kijken. En ook daar heb je natuurlijk heel veel keuze in online mogelijkheden; telefoon, videobellen of chatten.
Welke tools ondersteunen effectieve communicatie in het Doist remote team?
Als we de communicatie-tools van Doist bekijken, zie je een overzicht dat past bij de core business van het bedrijf. Doist bouwt en onderhoudt software voor online ondernemen.
Veel teamleden werken zelfstandig en creëren een deel van het gehele product; code, user interface, documentatie, enzovoort.
Ze maken duidelijk onderscheid in tools voor synchrone en asynchrone communicatie. Dat onderscheid heeft te maken met de aard van de activiteiten.
Bovenaan de piramide zie je een app tool voor de echte noodsituaties.
Daaronder komen de live bedrijfs en team retreats, kick-off meetings voor projecten en kennismakingstrips voor nieuwe teamleden.
Daaronder zie je algemene tools voor synchroon online communiceren. Tools zoals Zoom, Whereby en Skype zelfs zijn beschikbaar voor 1-op-1 en team overleg.
Vervolgens zie je een serie tools om de verschillende afdelingen binnen Doist te ondersteunen, o.a. Github, Dropbox Paper, Google Docs, Marvel, Zendesk, HelpScout.
En helemaal onderaan zie je de basistool voor de communicatie binnen het bedrijf: Twist, een in huis gebouwde tool.
Deze toolstack van Doist is zorgvuldig samengesteld, afgestemd op de cultuur van het bedrijf.
Is Doist een uitzondering?
Open deur natuurlijk.
Uiteraard is Doist niet het enige bedrijf met een volledig remote team en asynchroon communiceren als uitgangspunt.
Ook Buffer, Gitlab en Automattic (bedrijf achter o.a. WordPress) omarmen remote teams en asynchroon communiceren. Op hun eigen manier en met een eigen toolstack.
Het grootste voordeel van asynchroon?
Deze bedrijven die asynchroon hebben omarmd, geven als allergrootste voordeel de noodzaak om heel helder en duidelijk te zijn over doelen en verwachtingen van activiteiten, vergaderingen, reacties – alles eigenlijk. Dit geeft een enorme boost aan de efficiëntie en het plezier van het team.
Maar dat is het niet alleen. Andere voordelen zijn lagere teamkosten, hogere kwaliteit van de communicatie, transparanter besluitvorming, meer overzicht en efficiëntere inzet van resources.
Slack is controversieel
Een snelle, slimme communicatie-tool die in veel online businesses inmiddels is ingeburgerd is Slack.
Een groot nadeel hiervan is dat het asynchroon lijkt, maar in feite constant je aandacht vraagt en dus synchrone communicatie ondersteunt. Zodra je aangeeft dat je aanwezig of actief bent, kan je berichten verwachten en anderen verwachten dat je reageert. Dat dit je concentratie en focus niet ten goede komt, is wel duidelijk 🙂
Het is heel gemakkelijk om uren op Slack druk bezig te zijn, zonder iets te realiseren.
Maak jij duidelijk onderscheid in asynchrone en synchrone communicatie?
Ga jij offline om met deep focus te kunnen werken of blijf je verbonden met je (mede)teamleden?
Wat zijn voordelen en nadelen in jouw bedrijf van asynchroon communiceren en werken?
Laat het me weten in de comments of stuur me een email.
Wil je aan de slag met meer asynchroon werken, maar weet je niet goed hoe?
Plan dan een verkenningsgesprek in waarin we de kansen verkennen voor jouw business om meer asynchroon te werken.