Hoe raak je wegwijs in het woud van project management tools ? Veel ondernemers willen aan de slag met een project management tool. En ik krijg dan ook heel regelmatig de vraag: Mirjan, welke projectmanagement tool moet ik kiezen, er zijn er zoveel? Daarom heb ik besloten om er een podcast over op te nemen. Misschien zit jij ook wel met die vraag, dan is dit voor jou. Om te beginnen een disclaimer. Net als met veel business software, is er geen eenduidig antwoord, geen quick-fix of een oplossing die bij vrijwel elk bedrijf past 🙂 Dat wilde ik toch even gezegd hebben, dus met dat in het achterhoofd duiken we in de wondere wereld van project management tools. Er is een enorm aanbod. Dus er zal wel brood in te verdienen zijn. Maar door dat enorme aanbod kan ik me heel goed voorstellen dat het je duizelt. Zoiets als een kind in de speelgoedwinkel die van gekkigheid niet weet wat het mooiste of leukste speelgoed is. Keuzestress dus. Toch kan je met een paar handvatten die ellenlange lijst snel veel korter maken. Of je huurt mij in 🙂 Dat kan natuurlijk ook altijd. Voor ik je handvatten geef, eerst heel even wat ik onder een project versta. Een project – zoals ik dat zie – heeft een begin en een eind in de tijd, beperkte middelen, heeft een concreet doel en is eenmalig. Dus de afwas is geen project, dat komt heel regelmatig terug en daar zet je geen waterbudget of afwasmiddelbudget op. Als jij een nieuwe website bouwt of laat bouwen voor je business, of een event organiseert of als je nieuwe software wil kiezen en invoeren, kan je dat als project aanpakken. Niet iedereen doet dat overigens 🙂 Maar het wekelijks of maandelijks inplannen van social media posts is geen project. Dus dat even over projecten, nu de handvatten.
Liever luisteren via Apple podcasts of Spotify?
Transcript
Veel ondernemers willen aan de slag met een project management tool. En ik krijg dan ook heel regelmatig de vraag: Mirjan, welke projectmanagement tool moet ik kiezen, er zijn er zoveel? Daarom heb ik besloten om er een podcast over op te nemen. Misschien zit jij ook wel met die vraag, dan is dit voor jou.
Disclaimer
Om te beginnen een disclaimer. Net als met veel business software, is er geen eenduidig antwoord, geen quick-fix of een oplossing die bij vrijwel elk bedrijf past 🙂 Dat wilde ik toch even gezegd hebben, dus met dat in het achterhoofd duiken we in de wondere wereld van project management tools. Er is een enorm aanbod. Dus er zal wel brood in te verdienen zijn. Maar door dat enorme aanbod kan ik me heel goed voorstellen dat het je duizelt. Zoiets als een kind in de speelgoedwinkel die van gekkigheid niet weet wat het mooiste of leukste speelgoed is. Keuzestress dus. Toch kan je met een paar handvatten die ellenlange lijst snel veel korter maken. Of je huurt mij in 🙂 Dat kan natuurlijk ook altijd.
Wat is een project?
Voor ik je handvatten geef, eerst heel even wat ik onder een project versta. Een project – zoals ik dat zie – heeft een begin en een eind in de tijd, beperkte middelen, heeft een concreet doel en is eenmalig. Dus de afwas is geen project, dat komt heel regelmatig terug en daar zet je geen waterbudget of afwasmiddelbudget op.
Als jij een nieuwe website bouwt of laat bouwen voor je business, of een event organiseert of als je nieuwe software wil kiezen en invoeren, kan je dat als project aanpakken. Niet iedereen doet dat overigens 🙂 Maar het wekelijks of maandelijks inplannen van social media posts is geen project. Dus dat even over projecten, nu de handvatten.
3 Handvatten om project management tools te selecteren
#1 Wat heb je nodig?
Het eerste handvat dat ik je geef heeft te maken met WAT je kan in de project management software. Er is project management software die alleen het aanmaken van projecten, het invoeren van taken en toewijzen aan teamleden ondersteunt. Dat is een relatief simpele tool met beperkte mogelijkheden. Voor eenvoudige projecten binnen jouw eigen team kan dat al genoeg zijn.
Aan de andere kant van het spectrum zitten project management tools waarin je ook offertes, facturen, urenregistratie en de work-load van je team kan beheren. Zodat je een geïntegreerd geheel krijgt van de aanvragen en de uitvoering.
Dit kan voor creatieve ondernemers die websites, online academies of huisstijlen opleveren heel handig zijn. Vooral als ze grotere projecten aannemen en met verschillende expertises samenwerken. Dus bepaal voor jezelf wat jij nodig hebt en wat ook niet. Overbodige ballast zorgt alleen maar voor verwarring en hogere kosten.
#2 Hoe wil je werken
Het tweede handvat heeft te maken met HOE je wil werken. Agile werken is anders dan ‘gewoon’ projectmatig werken. Wil je werkzaamheden van elkaar afhankelijk kunnen maken bij het monitoren van de voortgang of is dat niet nodig, wil je kunnen schakelen tussen verschillende overzichten of niet? Denk hierbij aan Kanban borden, zoals in Trello of lijsten zoals Excel of Gantt charts en zo zijn er nog meer opties. Dan is het de vraag of er meerdere projecten parallel lopen of niet? Niet iedereen kan uit de voeten met een Trello bord en anderen vinden de lijsten in Excel een drama. Sommige ondernemers voeren projecten na elkaar uit. Als je dit voor jezelf goed weet, dan is de selectie echt een stuk eenvoudiger. Dus de conclusie? Het hangt heel erg af van hoe jij werkt met projecten in jouw bedrijf welke project management tool het beste zal passen.
#3 Wat vind je belangrijk?
Het derde en laatste handvat heeft te maken met een onderwerp waar je misschien nog nooit bij stilgestaan hebt. Ik ken maar weinig ondernemers die in hun keuze voor software dit aspect meenemen. En dat is hoe staat de software leverancier in het leven? Wat wil het bedrijf bieden en hoe dragen zij bij aan een betere wereld. Misschien denk je nu, ja leuk, maar wat heeft dat met software te maken? Nou ja, software in de cloud draait op servers en die verbruiken bakken vol met stroom om maar iets te noemen. Hoe gaan ze om met diversiteit, hoe is het werkklimaat, hoe goed zijn ze voor hun mensen? Hoe transparant is het bedrijf? En last but not least, hoe serieus nemen ze data privacy. In naam is elk bedrijf GDPR compliant, maar als je de kleine lettertjes leest stel je je verwachtingen misschien bij. Dit zijn zomaar een paar zaken die je ook kan meenemen in je afwegingen, niet alleen voor project management software, maar voor elke tool die je kiest in jouw business.
Dit waren drie handvatten om je te helpen de beste project management tool te selecteren voor jouw bedrijf. Zoek eerst uit WAT je precies nodig hebt voor de projecten in jouw business. Bepaal dan hoe je te werk gaat of wil gaan en tot slot, vraag je ook af welke normen en waarden jij belangrijk vindt. Als je dit onder elkaar zet, en dan op zoek gaat naar de beste project management tool voor jouw business.
Sta je nu, als je dit leest, voor de vraag, welke project management software past het beste bij ons? Dan heb ik iets voor je, een gratis pdf waarin ik deze drie handvatten nog verder en concreter heb uitgewerkt. Wil je die pdf ontvangen?
Stuur me dan even een e-mail of DM op LinkedIn en ik stuur je de downloadlink. Geen registratie nodig, gewoon even laten weten waar ik de pdf naar toe moet sturen en ik stuur je de link.
Als je dit interessant vond, laat het dan weten in de comments onder deze post. Ik vind het leuk om van je te horen.